Успешное функционирование туристического предприятия в современной конкурентной среде обеспечивается использованием таких важных инструментов как совершенствование систем управления деятельностью организации в целом, реорганизация производственного процесса, применения новых эффективных методов менеджмента, которые могли бы обеспечить оптимизацию средств достижения поставленных целей. Важно также постоянный мониторинг изменений в функциональной среде предприятия на макро-и микроуровнях, для определения направления сосредоточения существующих ресурсов и потенциала организации, развития ее деловой активности.
Логистику турфирмы рассматривают как одно из средств эффективного менеджмента в туризме. Турфирма определяет логистику как эффективный подход к управлению туристическими, материальными, информационными и финансовыми потоками в туристическом комплексе с целью уменьшения затрат на производство и реализацию туристического продукта. Результатом логистизации туристической деятельности есть необходимый объем турпакетов, что предлагают на конкурентном рынке, где их реализуют в определенное время с соответствующим согласованием заказов и транспорта.
Изучение туристской логистики и необходимости внедрения концепции логистики в управление предприятием нашли свое отражение в научных исследованиях таких отечественных и зарубежных ученых, как Ю.Ю. Лола, А.А. Гвозденко, И.А. Соколов, В.С. Пономаренко, К.М. Таньков, Т.И. Лепейко, Е.В. Крикавицький, И.И. Бажин, А. М. Гаджинский, А. Г. Кальченко, Д.Д. Костоглодов, А.Н. Тридед, В. Пономаренко, В. Банько и другие. Наиболее существенные исследования освещены в трудах И.Г. Смирнова, он считает, что логистика турфирмы — это специфическая логистическая деятельность в туризме, сущность которой заключается в планировании, управлении и контроле операций, осуществляемых в процессе разработки тура, его формирования и доведения готовой продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями. Логистика турфирмы охватывает также процессы предоставления, хранения и обработки соответствующей информации.
Ценность и эффективность логистики различают в крупных и малых турфирм. Больше преимуществ от логистики получают крупные турфирмы. Соответственно они имеют собственных аналитиков и логистиков. Малые туристические фирмы часто недооценивают логистику, не назначают отдельных логистик-менеджеров и теряют значительные возможности.
Также в логистике турфирмы нужно учитывать специфику отрасли. Например, фирмы, деятельность которых связана с массовым туризмом, имеют выгоду, выкупают у перевозчиков большие блоки мест по сравнительно низким ценам. Все фирмы, занимающиеся индивидуальным турам (VIP-турами), обычно покупают авиабилеты в экзотические страны по очень высоким ценам.
Ответственность за управление системой логистики турфирмы может быть разделена между различными подразделениями или сконцентрирована в одного менеджера. Последняя тенденция более прогрессивная, поскольку предполагает централизацию управления всей логистической деятельностью турфирмы, а это устраняет конфликты между различными подразделениями. Степень такой централизации зависит от ассортимента и рыночной среды. Так, для турфирм, имеющих рыночную (массовую) ориентацию и реализуют большое количество туров с помощью тех же каналов распределения, целесообразно сгруппировать все виды деятельности по обслуживанию рынка и централизовать их. Примером такого подхода является турецкий туроператор «Simena», который осуществил централизацию системы управления, в результате которой различные функции четко разделили между различными подразделениями. Например, экскурсионный отдел разрабатывает и проводит экскурсии, но не выбирает их темы и не формирует их график; транспортный отдел выполняет трансферты, но не планирует перевозки туристов. Вопросами планирования и составления графиков занимается главное управление фирмы, т.е. в компании «Simena» введено сочетание централизованной стратегии планирования с децентрализованным выполнением отдельных функций. В случае VIP-туров такая централизация нецелесообразна, здесь лучше добавить элементы логистики в структуру управления фирмой и в те подразделения, которые занимаются VIP-турами.
Среди принципов управления логистической системой турфирмы выделяют:
1. системный, предполагающий воздействие каждого элемента на другой и на логистическую систему компании в целом;
2. рыночный — потребность приспособления логистики турфирмы к требованиям рынка, что делает обязательным логистические исследования потоков клиентов, то есть применение маркетинговой логистики в туризме;
3. профессиональный — тесная связь процессов разработки туров, их реализации и предоставления соответствующих туристических услуг;
4. интеграционный, предусматривающего объединение различных видов деятельности в туристическом бизнесе.